- Ogólna zasada, którą należy kierować się prowadząc firmę, to taka, że wszystko co ma wpływ na osiąganie przychodów, jest kosztem. Od tej ogólnej zasady są jednak wyjątki, które precyzyjnie określają przepisy ustaw podatkowych – wyjaśnia Małgorzata Marek z Biura Rachunkowego i Kancelarii Doradztwa Podatkowego „ANNA”.

Oto 8 wydatków, które mają związek z osiąganiem przychodów, ale mimo to nie stanowią kosztów w firmie:

Podatek dochodowy i podatek VAT, ale również podatek od spadków i darowizn czy podatek akcyzowy nie są kosztem w firmie. - Są to nasze zobowiązania jako osób prowadzących działalność gospodarczą wobec państwa – stwierdza M. Marek.

 

Takie wydatki związane są najczęściej z zakup sprzętów i wyposażenia. Jeśli ich wartość przekracza kwotę 3500 zł netto i będą użytkowane powyżej 1 roku, wówczas zalicza się je jako zakup środków trwałych.

- Zakup środków trwałych nie może być od razu wliczony w koszty, bo podlegają amortyzacji. I dopiero odpisy amortyzacyjne stanowią koszt firmowy – tłumaczy specjalista z Biura Rachunkowego i Kancelarii Doradztwa Podatkowego „ANNA”. 

Nie są kosztem firmowym, ale stają się nimi dopiero w momencie, gdy otrzymamy ostateczną fakturę od kontrahenta. W przypadku utraty zaliczki (np. bankructwo przedsiębiorstwa), również nie można uznać wpłaconej wcześniej zaliczki jako koszt.

Kary umowne, odsetki i inne wydatki związane z egzekucją nie stanowią kosztów w firmie. - Natomiast wydatki związane z windykacją naszych firmowych należności od dłużników są kosztem firmowym jak najbardziej – podkreśla Małgorzata Marek z Biura „ANNA”.

Wynagrodzenie przedsiębiorcy, małżonka czy niepełnoletnich dzieci przedsiębiorcy nie mogą być kosztem w firmie. Do kosztów zaliczamy natomiast wynagrodzenia innych pracowników firmy.

Wszelkie składki członkowskie na rzecz organizacji, w których przynależność przedsiębiorcy nie jest wymagana przez przepisy prawa, nie są wliczane do kosztów. - Na przykład, członkostwo w izbie gospodarczej nie może być kosztem, ale już członkostwo prawnika w Naczelnej Izbie Adwokackiej stanowi koszt firmowy – tłumaczy M. Marek.

Kursy i szkolenia przedsiębiorcy, o ile zdobywana wiedza przyczynia się do osiągania przychodów w firmie, mogą być wliczane jako koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Bez problemu do kosztów firmy zaliczy przedsiębiorca kurs językowy, jeśli z oferty jego firmy  korzystają klienci z zagranicy. 

Gdy siedzibą firmy jest mieszkanie przedsiębiorcy, to trudno jest udowodnić przed organami podatkowymi wydatki ponoszone z bieżącym utrzymaniem biura. Rozwiązaniem jest wydzielenie powierzchni użytkowanej na potrzeby działalności gospodarczej i proporcjonalne rozliczanie czynszu i innych opłat eksploatacyjnych. Ale uwaga, często może się to wiązać z większym podatkiem od części nieruchomości, przeznaczonej właśnie pod działalność gospodarczą.