Rozwiązania automatyzujące procesy HR są coraz chętniej wprowadzane. Decydują się na nie przede wszystkim korporacje, duże i średnie firmy. Rośnie również zainteresowanie nimi wśród mniejszych przedsiębiorstw, które szukają rozwiązań pozwalających na optymalizację swojej działalności, zarówno pod względem kosztowym, jak i operacyjnym. Dotyczą one przede wszystkim tych obszarów zarządzania kadrami, które charakteryzują się powtarzalnością, a więc mogą być obsługiwane dzięki nowoczesnym narzędziom informatycznym. Wśród obszarów, w których można i warto wdrożyć rozwiązania automatyczne, wymieniłbym pięć najważniejszych.

1.     Zarządzanie czasem i obecnościami, czyli wykorzystanie nowoczesnych systemów śledzenia czasu pracy, które automatycznie rejestrują: godziny pracy personelu, wykorzystane urlopy, wypracowane nadgodziny itp. Z takich rozwiązań korzysta już wiele firm, a za największe ich zalety uważam oszczędność czasu (który byłby potrzebny na weryfikację dokumentacji papierowej) oraz możliwość ograniczenia liczby pracowników, którzy są odpowiedzialni za kontrolę tego obszaru w firmie (można wykorzystać ich potencjał do realizacji innych zadań).

2.     Administrowanie płacami i korzyściami, czyli automatyzacja procesów związanych z naliczaniem płac. Dobrze, jeśli rozwiązania z tego obszaru automatycznie pobierają dane z systemu śledzenia czasu pracy. Ich wdrożenie w firmie w dużym stopniu odciąża działy kadr i płac – wynagrodzenia naliczają się automatycznie, system sam generuje dokumenty płacowe, oblicza podatki i składki ZUS, umożliwia również sprawne zarządzanie świadczeniami pracowniczymi. Dotyczy to również benefitów pracowniczych – jeśli w firmie istnieje dobrze opracowany regulamin ich przyznawania, także ten proces można zautomatyzować.

3.     Analiza danych HR, czyli wykorzystanie narzędzi informatycznych do analizy: tendencji w zatrudnieniu, rotacji i zaangażowania pracowników, realizacji planu pracy, obecności w konkretnym okresie. W przypadku systemów zautomatyzowanych mamy stały dostęp do takich informacji, więc analizę można przeprowadzić od ręki.

4.     Onboarding nowych pracowników. O znaczeniu onboardingu mówi się coraz częściej. Dobrze zaprojektowana strategia onboardingowa pomaga zatrzymać na dłużej nowo zatrudnionych pracowników. Jednak onboarding to nie tylko miękkie działania (na przykład pakiet powitalny czy przydzielenie opiekuna na czas wdrożenia), ale również część techniczno-dokumentacyjna. I tu właśnie sprawdzają się rozwiązania automatyczne, które wygenerują i dostarczą: cyfrowe materiały szkoleniowe dla nowych pracowników, formularze, regulaminy pracy, informacje obejmujące zakres obowiązków i opis stanowiska oraz wszelkie dokumenty, z którymi osoba nowo zatrudniona powinna się zapoznać na początku pracy (szczególnie, jeśli pracodawca potrzebuje potwierdzenia, że pracownik materiały te otrzymał i zapoznał się z ich treścią).

5.     Komunikacja wewnętrzna. Automatyzacja sprawdza się również w komunikacji wewnętrznej, usprawniając ją i gwarantując, że ważne informacje będą na czas dostarczone do wszystkich zainteresowanych osób. Mogą to być powiadomienia o zmianie godzin pracy, o dniach wolnych, o nowych regulaminach, z którymi trzeba się zapoznać, o przyznaniu urlopu czy dacie ważnego spotkania. Do automatyzacji obejmującej komunikację wewnętrzną w firmie można wykorzystać również chmurowe portale pracownicze. Ich zaletą jest zdalny dostęp do zasobów i dokumentów, co ma znaczenie na przykład podczas składania wniosku o urlop.

To oczywiście nie wszystkie obszary działalności działów HR, które można zautomatyzować, jednak w mojej opinii są to dziedziny, od których warto zacząć. Jakie są korzyści z automatyzacji? Wśród wielu, które dostrzegam, wymieniłbym cztery najważniejsze:

·       skrócenie procedur, a więc oszczędność czasu;

·       zmniejszenie liczby pracowników niezbędnych do obsługi czasochłonnych procesów, a więc ograniczenie kosztów operacyjnych;

·       ograniczenie liczby błędów, wynikających z tzw. czynnika ludzkiego;

·       lepsze wykorzystanie potencjału pracowników, którzy zamiast zajmować się powtarzalnymi czynnościami, mogą podejmować nowe, bardziej kreatywne wyzwania.